Assalamualaikum dan salam sejahtera saya ucapkan kepada seluruh warga Fakulti Multimedia Universiti Sains Bangi. Saya selaku penceramah pada hari ini telah ditugaskan untuk menyampaikan serba sedikit penerangan tentang bagaimana melaksanakan PDCA atau Roda Deming dalam usaha memperbaiki kualiti di fakulti ini. Taklimat ini adalah berkenaan penerangan bagaimana melaksanakan PDCA atau Roda Deming yang merupakan salah satu elemen penting dalam KMK. Saya telah dimaklumkan bahawa kakitangan fakulti ini akan menyertai Konvensyen KMK bagi negeri Selangor pada tahun 2011. Oleh itu, saya berharap agar taklimat yang akan saya sampaikan ini sedikit sebanyak dapat membantu anda semua dalam membentuk sebuah KMK yang berkesan.
Sebagai permulaan bagi taklimat saya pada hari ini, saya ingin memperkenalkan kepada anda semua secara lebih mendalam tentang Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja atau lebih dikenali sebagai KMK. Secara umumnya, KMK adalah sekumpulan kecil pekerja yang terdiri daripada 6 hingga 10 orang pekerja daripada unit kerja yang sama yang bermesyuarat secara tetap untuk mengenalpasti, memilih dan menganalisis masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja mereka. Kumpulan ini mengemukakan cadangan-cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan. Seterusnya, mereka melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui oleh pihak pengurusan.
Falsafah yang digunakan dalam konsep KMK adalah berdasarkan kepada konsep pengurusan secara penyertaan di mana setiap pekerja tidak kira kedudukannya di dalam organisasi diberi peluang untuk memberikan sumbangan yang bermakna kepada organisasi manakala konsep pengurusan secara kemanusiaan pula lebih menekankan kepada pengurusan yang mementingkan manusia dan perasaan mereka. Penubuhan KMK adalah bermatlamat untuk memperbaiki dan mempertingkatkan kualiti kerja melalui kebolehan menyelesaikan masalah dalam kalangan pekerja, semangat bekerja secara berkumpulan,penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja yang positif, penglibatan dan minat terhadap kerja,dorongan kerja yang tinggi serta kesedaran tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, organisasi dan negara.
Prinsip-prinsip asas yang ditekankan dalam KMK pula ialah pekerja-pekerja diiktiraf sebagai sumber yang paling bernilai, memajukan pekerja sebagai ahli organisasi yang berguna, penyertaan dan sokongan dari semua peringkat, bekerja secara kumpulan, kreativiti sentiasa digalakkan dan projek adalah berkaitan dengan tugas-tugas harian. Terdapat banyak faedah yang boleh diperolehi hasil penubuhan KMK. Antaranya ialah mengeratkan perhubungan di antara pekerja dan pengurusan, memupuk kerjasama dalam kalangan pekerja, memberi kepuasan bekerja, menambah dorongan untuk bekerja, memberi keyakinan mengenai kebolehan diri sendiri, mengasah bakat kepimpinan dalam kalangan pekerja, menggalakkan daya kreativiti dalam kalangan pekerja serta memperbaiki system dan cara kerja.
Antara syarat-syarat yang perlu dipenuhi dalam melaksanakan KMK ialah pewujudan struktur KMK, latihan serta sistem pengiktirafan yang berkesan. KMK mempunyai strukturnya yang tersendiri yang terdiri daripada Jawatankuasa Pemandu KMK, Fasilitator KMK, Ketua KMK serta ahli-ahli. Jawatankuasa Pemandu ialah sebuah jawatankuasa yang merangka dasar pelaksanaan KMK dan memberi pertimbangan serta keputusan kepada cadangan-cadangan penyelesaian masalah yang dikemukakan oleh KMK. Antara tugas Fasilitator ialah sebagai orang tengah dalam penyelesaian masalah,mengesan kemajuan kumpulan serta memberi latihan kepada ketua-ketua kumpulan dan membantu melatih ahli-ahli kumpulan apabila diperlukan. Ketua kumpulan pula bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti-aktiviti kumpulan, memupuk semangat kerjasama dan harmoni,mengelolakn mesyuarat dengan teratur dan berkesan serta membatu ahli-ahli menyelesaikan masalah. Manakala tugas ahli-ahli KMK pula ialah menghadiri mesyuarat secara tetap, menumpukan usaha-usaha menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan kerja serta mengenalpasti masalah-masalah, menyumbangkan idea,menjalankan penyelidikan dan penyiasatan dan membantu kumpulan ke arah penyelesaian masalah dan menyertai persembahan pengurusan.
PDCA atau Roda Deming adalah merupakan suatu pendekatan yang digunakan oleh KMK dalam urusan meningkatkan kualiti kerja. PDCA membawa makna Plan, Do, Check dan Action atau juga membawa makna Perancangan, Pelaksanaan, Penyemakan dan Tindakan.
Dalam langkah pertama iaitu Perancangan, ahli KMK dikehendaki mengenalpasti dan memilih masalah yang perlu diselesaikan serta menyediakan jadual pelaksanaan projek.masalah KMK dapat dikenalpasti atas permintaan pengurusan ataupun cadangan dari ahli-ahli KMK, fasilitator, pekerja-pekerja lain dan kumpulan-kumpulan lain. Projek atau masalah yang dapat dikenalpasti dan diselesaikan melalui KMK ini adalah merupakan masalah-masalah berkaitan kerja seharian. Antara masalah yang dimaksudkan di sini adalah seperti masalah dewan kuliah, tandas,perkhidmatan kaunter, system fail serta proses perjalanan kerja. Namun begitu, ahli-ahli KMK adalah dinasihatkan supaya tidak mengemukakan isu-isu sensitif dalam perbincangan mereka contohnya seperti perkara mengenai tindakan tatatertib dan hal-hal peribadi, gaji, elaun, serta belanjawan organisasi dan juga dasar kenaikan pangkat serta hal-hal lain yang jelas tiada kaitan dengan masalah kerja.
Semasa percambahan fikiran dijalankan, ahli-ahli KMK akan mengenalpasti beberapa masalah yang perlu diselesaikan. Walau bagaimanapun, mereka dibenarkan untuk memilih hanya satu masalah sahaja. Pemilihan masalah biasanya dibuat melalui undian ataupun dengan menyusun masalah mengikut kepentingan. Masalah yang terpilih haruslah merupakan masalah yang paling penting untuk diselesaikan terlebih dahulu ataupun yang paling kritikal. Dalam taklimat yang saya berikan ini, saya ingin memberikan contoh dengan menekankan masalah tandas yang dihadapi di fakulti ini. Memandangkan tandas merupakan kemudahan awam yang sangat penting kepada masyarakat, jadi pihak yang berkenaan haruslah menitikberatkan kualiti tandas yang mereka sediakan.
Setelah memilih satu masalah yang hendak diselesaikan, ahli-ahli KMK adalah dikehendaki menyediakan satu jadual pelaksanaan projek. Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan jadual pelaksanaan tersebut ialah mengenalpasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan, menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikh mula dan tarikh siap, mengenalpasti peringkat-peringkat penting bagi pencapaian aktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dan diawasi serta mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yang dirancang bagi setiap aktiviti.
Seterusnya kita memasuki langkah kedua dalam Roda Deming iaitu Pelaksanaan. Perkara pertama yang perlu dilakukan di bawah langkah Pelaksanaan adalah penganalisisan masalah. Setelah satu masalah dipilih, ahli-ahli KMK perlu menganalisisnya dari segi punca yang membawa kepada masalah tersebut. Dari segi permasalahan tandas, beberapa punca yang biasa kita kenalpasti adalah dari segi kemudahan yang disediakan di dalam tandas serta tahap kebersihan tandas tersebut. Antara punca yang membawa kepada permasalahan tersebut adalah apabila kemudahan yang disediakan di dalam tandas tidak diselenggara dengan baik, contohya seperti mangkuk tandas tersumbat, paip getah bocor atau tiada paip getah disediakan, saluran air paip yang terlalu perlahan, kepala paip tercabut atau sudah longgar yang menyebabkan air sentiasa mengalir keluar dari paip serta ketiadaan tong yang dikhaskan untuk membuang pad wanita. Dari segi kebersihan pula, lazimnya masalah ini berpunca dari sikap pengguna yang tidak bertanggungjawab serta tidak tahu menghargai kemudahan awam yang disediakan. Antaranya ialah ada dalam kalangan pengguna yang tidak menarik pam tandas selepas menggunakan tandas. Selain itu, ada juga yang sewenang-wenangnya membuang pad wanita atau tisu ke dalam mangkuk tandas yang mengakibatkan tandas tersumbat serta berbau busuk. Ada juga pengguna yang suka membuang sampah ke dalam sinki yang juga menyebabkan sinki mudah tersumbat. Hal ini boleh menimbulkan rasa tidak selesa kepada para pengguna. Lebih memburukkan keadaan lagi apabila pekerja yang ditugaskan mencuci tandas tidak menjalankan tugas mereka secara efisien serta suka ponteng kerja.
Seterusnya perkara kedua yang perlu dilakukan di bawah pelaksanaan adalah cadangan penyelesaian. Proses ini melibatkan ahli-ahli KMK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan pembetulan. Kebaikan serta faedah ketara atau tidak ketara ke atas cadangan tersebut perlu dihuraikan satu persatu. Implikasi kewangan juga perlu dipertimbangkan. Ahli-ahli KMK perlu memilih cadangan terbaik yang biasanya dilakukan melalui undian atau analisis terperinci. Dalam permasalahan tandas yang saya kemukakan tadi, beberapa cadangan yang mungkin akan diutarakan oleh ahli-ahli KMK adalah seperti pemantauan pelaksanaan tugas pembersihan tandas oleh pihak yang berkenaan supaya para pekerja akan melaksanakan tugas mereka dengan lebih efisien,berdisiplin serta bertanggungjawab. Selain itu, cadangan lain yang mungkin dikemukakan adalah pemeriksaan secara berkala oleh pihak yang berkenaan terhadap kemudahan-kemudahan yang disediakan di dalam tandas seperti sinki, pam tandas, kepala paip, dan lain-lain. Hal ini supaya segala kerosakan yang berlaku di dalam tandas dapat diselesaikan dengan kadar segera. Selain itu, cadangan menampal notis di dalam kawasan tandas juga mungkin dikemukakan oleh ahli KMK. Notis ditampal untuk mengingatkan para pengguna agar mereka berasa lebih bertanggungjawab untuk memelihara kebersihan tandas serta menghargai kemudahan yang disediakan itu.
Seterusnya ialah persembahan KMK kepada pihak pengurusan. Persembahan haruslah dibuat dengan cara yang berkesan, meyakinkan dan dengan cara yang teratur. Untuk tugas ini, ahli-ahli KMK memerlukan beberapa kemahiran seperti persembahan secara lisan dan persediaan laporan projek serta penggunaan alat pandang dengar. Ahli-ahli KMK juga harus memberi perhatian kepada beberapa perkara iaitu persembahan hendaklah dilakukan dalam tempoh antara 20 hingga 30 minit termasuk ucapan pembukaan dan penutup oleh ketua KMK, semua ahli diperkenalkan oleh ketua kumpulan dan ketua kumpulan akan menutup sesi dengan menjawab segala pertanyaan yang berbangkit. Selain itu, semua ahli mestilah menyertai persembahan dan semua maklumat yang telah dikumpul dipersembahkan dalam persembahan dengan menggunakan carta, graf mahupun rajah. Garis kasar persembahan hendaklah disediakan selain penyelenggaraan yang teratur dan kemas. Paling penting, semua tetamu, ahli-ahli Jawatankuasa Pemandu dan Kumpulan-kumpulan lain yang berkaitan yang hendak djemput mestilah dijemput selewat-lewatnya seminggu sebelum persembahan dilakukan. Antara faedah yang dapat diperoleh hasil dari persembahan tersebut adalah seperti memperbaiki hubungan antara pihak pengurusan dan para pekerja, menunujukkan minat, sokongan dan penglibatan pihak pengurusan dalam KMK, memupuk semangat kerjasama dan kekitaan dalam kalangan kakitangan serta sebagai suatu cara pengiktirafan dan penghargaan terhadap usaha-usaha yang telah dilakukan oleh ahli-ahli KMK.
Perkara keempat yang akan dilakukan di bawah langkah Pelaksanaan adalah pertimbangan dan keputusan oleh pihak pengurusan. Sekiranya keputusan tidak dapat diberi dengan segera oleh pihak pengurusan, pihak pengurusan hendaklah memberi jangka masa bagi membuat keputusan tersebut.
Seterusnya yang kelima adalah pelaksanaan projek oleh ahli-ahli KMK. Proses ini melibatkan perbincangan antara ahli-ahli KMK dengan fasilitator mengenai cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujui. Satu uji cuba boleh dijalankan sekiranya perlu. Anggota-anggota organisasi perlu dimaklumkan mengenai uji cuba ini serta tempoh dijalankan. Sekiranya uji cuba tidak dijalankan, anggota-anggota organisasi perlu dimaklumkan juga. Makluman boleh disebar melalui taklimat, surat pekeliling dan sebagainya.
Langkah ketiga dalam Roda Deming adalah Penyemakan. Ahli-ahli KMK perlu membuat penilaian ke atas pelaksanaan cadangan-cadangan penyelesaian untuk menentukan sama ada objektif projek tercapai atau tidak. Penilaian boleh dijalankan melalui pungutan data dan analisis data yang diperoleh dalam uji cuba. Setelah penilaian dibuat, ahli-ahli KMK boleh memutuskan sama ada cadangan-cadangan penyelesaian boleh terus dilakasanakan ataupun tidak.
Akhir sekali, langkah yang terakhir dalam Roda Deming adalah Tindakan. Aktiviti yang dilakukan adalah penyeragaman tindakan-tindakan pembetulan. Hasil daripada penilaian yang dijalankan, ahli-ahli KMK dapat mengenalpasti penambahbaikan yang diperoleh daripada tindakan pembetulan. Jika penambahbaikan diperoleh, ahli-ahli boleh menyeragamkan tindakan tersebut dan menjadikannya sebagai prosedur atau operasi organisasi. Satu taklimat mengenai prosedur baru harus diberi kepada anggota-anggota organisasi. Ahli-ahli KMK boleh mengesan mengenai kemungkinan punca-punca masalah akan berulang semula atau masalah sampingan lain yang mungkin timbul. Melalui contoh yang saya kemukakan sebentar tadi iaitu mengenai permasalahan tandas, sekiranya salah satu cadangan penyelesaian yang dikemukakan itu iaitu seperti pemantauan pelaksanaan kerja-kerja pembersihan tandas oleh pihak berkenaan mampu membawa penambahbaikan kepada organisasi mereka, maka cadangan itulah yang akan dijadikan sebagai satu prosedur atau operasi bagi organisasi mereka.
Kesimpulannya, untuk menjamin pembentukan sebuah KMK yang berkesan, seluruh anggota organisasi harus memberi komitmen sepenuhnya serta mampu melaksanakan tanggungjawab yang diberi kepada mereka dengan sempurna. Jika konsep KMK dapat dikekalkan dalam sesebuah organisasi, maka kualiti organisasi tersebut akan lebih terjamin.
No comments:
Post a Comment