Yang Berbahagia Prof. Dr. Iskandar Muhammad Yassin, Dekan Fakulti Multimedia, yang Berusaha Timbalan Dekan Fakulti Multimedia, Prof. Dr. Razak Muhaimin, kakitangan- kakitangan Fakulti Multimedia Universiti Sains Bangi dan hadirin sekalian. Terima kasih saya ucapkan kerana sudi menjemput saya untuk menyampaikan taklimat mengenai pengetahuan dalam kualiti organisasi. Di dalam sesuatu organisasi, kita tidak akan lari daripada berbagai- bagai masalah. Kebiasaannya masalah yang selalu dihadapi oleh sesuatu organisasi ialah bekaitan dengan tahap kepuasan pelanggan dan sebagainya. Pada hari kita akan lihat bagaimana masalah- masalah seperti ini dapat diatasi.
Terdapat pelbagai jalan penyelesaian yang dapat dijalankan dalam mengatasi masalah- masalah sebegini. Antaranya ialah dengan melaksanakan PDCA atau Roda Deming. Saya pasti kebanyakan anda jarang sekali mendengar istilah ini. Roda deming merupakan kaedah yang digunakan untuk menambahbaikan sesuatu organisasi. Terdapat empat langkah yang dapat membantu kita mengenalpasti masalah yang dihadapi iaitu perancangan, pelaksanaan, penyamakan,dan tindakan. Langkah pertama yang harus kita ambil ialah perancangan. Di dalam perancangan terdapat beberapa langkah- langkah iaitu mengenalpasti masalah. Hasil daripada kajian kami terhadap masalah- masalah yang dihadapi oleh Fakulti Multimedia ialah layanan kaunter yang kurang mesra, kemudahan- kemudahan asas yang diperlukan oleh pelajar seperti komputer yang tidak mencukupi dan rosak, dan dewan kuliah yang sempit dan kurang selesa.
Kemudian pemilihan projek atau masalah haruslah dijalankan melalui perbincangan sesama ahli-ahli KMK. Tujuannya adalah untuk membincangkan masalah- masalah kritikal yang harus diutamakan untuk menjaga kebajikan setiap pengguna. Melalui kajian yang telah dijalankan, masalah layanan kaunter yang kurang mesra telah dipilih untuk dijadikan sebagai masalah yang kritikal yang harus diselesaikan. ini kerana bukan sahaja pelajar yang berurusan dengan pihak pejabat malah kakitangan dan para pensyarah juga berurusan dengan pihak pengurusan.
Seterusnya ialah penyediaan jadual pelaksanaan projek atau masalah. Antaranya langkah- langkah yang terlibat dalam penyediaan jadual pelaksanaan tersebut ialah mengenalpasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan. Ahli-ahli KMK juga perlu menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikh permulaan dari persiapan. Kemudian mereka haruslah mengenalpasti peringkat- peringkat penting bagi pencapaian aktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti- aktiviti yang perlu disemak dan diawasi.
Langkah utama yang kedua yang dititikberatkan ialah pelaksanaan. Antara langkah- langkah yang perlu diambil ialah penganalisisan masalah. Punca masalah layanan kaunter yang kurang mesra ialah kurang kesedaran dalam memenuhi kepuasan hati pelanggan. Kemudian langkah- langkah lain yang perlu diambil ialah cadangan penyelesaian. Antara cadangan penyelesaian bagi masalah ini ialah dengan mengadakan kursus latihan bagi kakitangan- kakitangan yang terlibat. Banyak perkara yang perlu ditekankan iaitu kemahiran berkomunikasi, cara menangani tekanan dari pelanggan, penampilan, mimik muka dan sebagainya. Seterusnya ialah ahli- ahli KMK perlu mempersembahkan perakuan- perakuan atau keputusan yang telah dibuat kepada pihak pengurusan. Antara kemahiran- kemahiran yang diperlukan ialah persembahan secara lisan, persediaan laporan lisan, dan penggunaan alat- alat pandang dengar.
Langkah utama yang ketiga ialah penyemakan. Di peringkat penyemakan, aktiviti yang terlibat ialah penilaian. Penilaian ini boleh dijalankan melalui pungutan data dan analisis data dalam tempoh uji cuba. Antara langkah- langkah yang boleh dijalankan ialah dengan membuat soal selidik terhadap beberapa orang responden. Selain itu, temu ramah juga turut dijalankan.Dengan cara ini, masalah dapat dikenalpasti lebih efektif dan teratur. Seterusnya, pemantauan juga turut dijalankan dengan membuat penyamaran sebagai pelanggan ketika berurusan dengan pihak pengurusan. Dengan kaedah ini, individu yang bermasalah lebih dapat dikenalpasti.
Langkah yang terakhir yang perlu dititikberatkan tindakan. Aktiviti yang terlibat ialah penyeragaman tindakan- tindakan pembetulan. Dalam masalah ini, tindakan yang perlu diambil ialah memberi nasihat dan tempoh untuk melakukan perubahan dalam prestasi kerja. Jika tiada apa-apa perubahan yang dilakukan, individu tersebut dikehendaki mengambil kursus seperti yang telah dianjurkan.
Para hadirin yang dihoramati sekalian,
Sebelum mengundur diri, saya sekali lagi ingin merakamkan setinggi- tinggi penghargaan kepada pihak fakulti multimedia yang sudi memberi peluang kepada saya dalam menyampaikan sedikit sebanyak ilmu pengetahuan dalam kualiti organisasi. Saya dengan ini mengaharapkan agar pihak pengurusan dapat bersama- sama membantu meningkatkan kualiti dalam pengurusan.
Sekian.
No comments:
Post a Comment